Das ändert sich für Entsandte und Unternehmen

Wer beruflich innerhalb Europas tätig ist, kommt an der A1-Bescheinigung oft nicht vorbei. Das Dokument weist nach, welchem Sozialversicherungssystem Arbeitnehmer unterliegen, wenn sie vorübergehend in einem anderen europäischen Staat arbeiten.

Nun hat die Europäische Union die bislang umfassendste Reform der europäischen Sozialversicherungskoordinierung seit Jahren beschlossen. Bereits 2016 wurde sie vorgeschlagen und gehörte zu den langwierigsten sozialpolitischen Gesetzgebungsverfahren der EU. Besonders umstritten waren die Regeln für Entsendungen und die Finanzierung von Arbeitslosenleistungen bei Grenzgängern. Erst im April 2026 konnten sich Parlament und Mitgliedstaaten auf einen Kompromiss einigen.

Am 28. September 2026 hat der Rat der Europäischen Union die Überarbeitung der entsprechenden EU-Vorschriften endgültig verabschiedet. Hintergrund der Reform sind zunehmend grenzüberschreitende Arbeitsformen wie mobiles Arbeiten, Homeoffice über Ländergrenzen hinweg, Plattformarbeit und Tätigkeiten in mehreren Staaten gleichzeitig.

Die neuen Regelungen sollen grenzüberschreitende Erwerbstätigkeit besser an diese modernen Arbeitsformen anpassen, Verwaltungsverfahren vereinfachen und gleichzeitig Missbrauch erschweren.

Von der Reform betroffen sind insbesondere:

• entsandte Arbeitnehmer
• Expats mit Arbeitseinsätzen in mehreren Ländern
• Grenzgänger
• Außendienstmitarbeiter und Berater mit regelmäßigen Dienstreisen
• Unternehmen, die Mitarbeiter innerhalb Europas einsetzen

Kurze Dienstreisen sollen künftig einfacher werden

Eine der größten Neuerungen betrifft kurzfristige berufliche Aufenthalte: Künftig soll keine A1-Bescheinigung mehr erforderlich sein, wenn eine Tätigkeit nicht länger als drei aufeinanderfolgende Arbeitstage innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen dauert.

Eine wichtige Ausnahme gilt jedoch für die Baubranche, hier bleibt die Vorabmeldung auch bei sehr kurzen Einsätzen verpflichtend. Nach Auffassung der EU besteht in diesem Bereich ein erhöhtes Risiko für Sozialversicherungsbetrug und Verstöße gegen Arbeitsschutzvorschriften.

Zusätzlich sollen bestimmte Geschäftsreisen von der A1-Pflicht ausgenommen werden. Dazu zählen beispielsweise Besprechungen, Konferenzen, Seminare, wissenschaftliche Veranstaltungen oder Fortbildungen, sofern dabei keine Dienstleistungen erbracht und keine Waren geliefert werden.

Für viele Arbeitnehmer und Unternehmen bedeutet dies künftig weniger Bürokratie bei kurzen Dienstreisen innerhalb Europas. Insbesondere Beschäftigte, die regelmäßig an EU-weiten Meetings, Fachveranstaltungen oder Schulungen teilnehmen, könnten von den Ausnahmen profitieren.

Entsendungen werden strenger reglementiert

Für klassische Entsendungen werden die Regeln dagegen strenger.

A1-Nachweis muss künftig vor Beginn der Entsendung vorliegen

Künftig soll der Antrag auf eine A1-Bescheinigung grundsätzlich vor Beginn der Tätigkeit im Ausland eingereicht werden. Ziel ist es, bereits vor dem Arbeitseinsatz eindeutig festzustellen, welches Sozialversicherungssystem zuständig ist.

Bislang wurden A1-Bescheinigungen in der Praxis häufig auch nachträglich beantragt oder ausgestellt.

Längere Vorversicherungszeit für Entsandte

Auch bei der Entsendung selbst verschärfen sich die Voraussetzungen.

Wer während einer Entsendung weiterhin im Sozialversicherungssystem des Heimatlandes versichert bleiben möchte, muss künftig mindestens drei Monate vor Beginn der Entsendung dort versichert gewesen sein. Bislang genügte in der Regel eine Vorversicherungszeit von einem Monat.

Mit der längeren Vorversicherungszeit will die EU insbesondere Missbrauch eindämmen und sicherstellen, dass eine tatsächliche Bindung zum Sozialversicherungssystem des Entsendestaates besteht.

Neue Vorgaben für Beschäftigte in mehreren Ländern

Auch für Arbeitnehmer, die regelmäßig in mehreren EU-Staaten tätig sind, sieht die Reform Änderungen vor.

Künftig sollen A1-Bescheinigungen für sogenannte Mehrstaatenbeschäftigte grundsätzlich für einen Zeitraum von bis zu 24 Monaten ausgestellt werden können. Gleichzeitig konkretisiert die EU die Kriterien zur Bestimmung des zuständigen Sozialversicherungsträgers: Hierbei soll insbesondere der Ort der tatsächlichen Geschäftstätigkeit von Unternehmen entscheidend sein. Damit sollen Briefkastenfirmen leichter erkannt werden.

Digitalisierung der A1-Bescheinigung geplant

Parallel zur Reform arbeitet die EU an der weiteren Digitalisierung sozialversicherungsrechtlicher Nachweise.

Die Europäische Kommission hat im September 2026 einen Vorschlag für einen europäischen Sozialversicherungsausweis (European Social Security Pass, ESSPASS) vorgestellt. Geplant ist, die A1-Bescheinigung künftig digital bereitzustellen.

Außerdem sollen die Beantragung und der Austausch sozialversicherungsrechtlicher Nachweise stärker über das elektronische Informationssystem EESSI erfolgen. Das Netzwerk verbindet bereits rund 3.400 Sozialversicherungseinrichtungen in 32 Staaten und soll den Datenaustausch zwischen den Behörden beschleunigen.

Betrifft die Reform nur die A1-Bescheinigung?

Nein. Die überarbeitete EU-Verordnung enthält auch Änderungen in weiteren Bereichen der Sozialversicherungskoordinierung.

Dazu gehören unter anderem Regelungen zu Arbeitslosenleistungen, Familienleistungen, Pflegeleistungen sowie bestimmte Fragen der Leistungsansprüche wirtschaftlich nicht aktiver Personen. Daneben enthält die Reform auch neue Vorgaben für Grenzgänger sowie bei der Zuständigkeit für Arbeitslosenleistungen im grenzüberschreitenden Arbeitsmarkt.

Die größten praktischen Auswirkungen für Expats, Entsandte und andere international tätige Arbeitnehmer ergeben sich jedoch voraussichtlich aus den neuen Vorgaben rund um Entsendungen und die A1-Bescheinigung.

Wann treten die neuen Regeln in Kraft?

Die Verordnung tritt nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union formell in Kraft. Viele der praktischen Änderungen gelten jedoch erst nach einer Übergangsfrist von 24 Monaten. Vollständig wirksam werden die neuen Vorschriften daher voraussichtlich frühestens ab 2028.

Die Regelungen gelten grundsätzlich im EU-Raum sowie im Rahmen der bestehenden Koordinierungsvorschriften auch für die EWR-Staaten Island, Liechtenstein und Norwegen sowie die Schweiz.